• צִיוּץ
  • הודעה
  • לַחֲלוֹק
  • להציל

בין אם חזרתם למשרד או עדיין עובדים מרחוק, כנראה שמצאתם את עצמכם ביותר מפגישה אחת השנה שיכלה להוות השראה לאחד מאותם ממים "שרדתי עוד פגישה שהייתה צריכה להיות אימייל". אבל כנראה גם קראת יותר ממייל אחד השנה שהיה צריך להיות… מייל קצר יותר.

אם יש לך משהו מסובך להגיד, אתה תמיד צריך לקחת את המקום שאתה צריך להגיד אותו. אבל כשהפרוזה שלך מלאת מילים וחוזרת על עצמה שלא לצורך, אתה מס על הקוראים שלך בכך שאתה מבקש מהם למקד את תשומת לבם בהבנת מה שאתה אומר במקום לחשוב על מה שאתה אומר.

במקרים אלה, הגיע הזמן לערוך.

למרות שזה אולי נראה מנוגד לאינטואיציה, כתיבה של משהו ארוך לרוב לוקחת פחות זמן מאשר כתיבה קצרה יותר. מקרה לדוגמא: הטיוטה הראשונה של מאמר זה הייתה ארוכה ב-500 מילים מהגרסה שאתה קורא. עוד בשנת 1690, ג'ון לוק תפס את האתגר הזה ב"מסה בנושא הבנה אנושית", ממנו ציין כי "כדי להתוודות על האמת, אני עכשיו עצלן מדי, או עסוק מכדי לקצר אותה".

קשה להקדיש מספיק זמן לכתיבה יעילה. אבל גם כשיש לך רק כמה דקות לערוך, אתה יכול לנסות את שלושת האסטרטגיות האלה כדי לשפר את הפרוזה שלך.

1. מחק מילים שלא מוסיפות כלום למשפט שלך.

מסמכים רבים במקום העבודה סובלים מהמילים הבאות: בדרך כלל, בעצם, למעשה, סוג של, ממש, וירטואלי, לגמרי, בעצם, לגמרי, מעשי, פשוטו כמשמעו, וצודק.

אנחנו (תרתי משמע) כל כך רגילים (סתם) לכתוב את המילים הללו, אנו עשויים (למעשה) לגלות שהכתיבה שלנו נשמעת (לגמרי) מוזרה בלעדיהם. אבל (בדרך כלל) ברגע שתתרגל לחתוך את המילים האלה, אתה (באמת) לא תחמיץ אותן.

אם אחת מהמילים הללו חיונית למשמעות המשפט שלך, שמור אותה! אבל אם לא, עזוב את זה. כדי להחליט אם המילה צריכה להישאר או ללכת, שאל את עצמך את השאלות הבאות:

  • מה המילה מוסיפה למשפט שלך?
  • אם אתה חותך אותו, האם המשפט שלך מאבד משהו?
  • אם תשמור אותו, האם תדלל את המסר שלך?

שקול את הדוגמה הזו:

מכיוון שהמגיפה הלחיצה לחלוטין את בתי החולים שלנו, היינו צריכים לשקול מחדש את תפקידה של בריאות טלפונית במערכת הרפואית שלנו.

כדי להחליט אם אני רוצה לשמור את זה "לגמרי" ו"בעיקר", אני יכול לשאול מה המילים האלה מוסיפות למשפט שלי. האם המגיפה הלחיצה "לגמרי" את בתי החולים שלנו? האם הם יכולים להיות יותר מתוחים מסתם… מתוחים? האם יש הבדל בין "שקול מחדש" ל"שקול מחדש בעצם"?

מה אם אני רוצה להציע שבדקנו מחדש את תפקידה של בריאות טלפונית, אבל לא חשבנו מחדש על הכל? האם בעצם עוזר להבהיר את הנקודה הזו? לא באמת. האמירה שעלינו לשקול מחדש לא אומר שהיינו צריכים לשקול הכל מחדש, אז בעצם לא עוזר.

במקרה זה, אני לא יכול להוכיח את ה"לגמרי" או את ה"בעיקר". במקום להוסיף למשפט שלי, הם מדללים את המסר שלי בכך שהם הופכים אותו לפחות ישיר.

אז, האם אי פעם תשמור על אחת מהמילים האלה? הבה נשקול את הדוגמה הזו:

כשאנחנו רוצים להחליף ספקים, אנחנו בדרך כלל שוכרים חברה חיצונית שתבדוק את האפשרויות שלנו.

מה אנחנו מנסים להשיג עם "בדרך כלל" שם? אם נחתוך אותו, האם נפסיד משהו? אם הנקודה שלך היא שאנחנו "בדרך כלל" עושים זאת, אבל במקרים מסוימים לא, אז אולי תרצה לשמור על "בדרך כלל". אבל פתרון טוב יותר עשוי להיות לשכתב את המשפט כדי להבהיר את הנקודה הזו:

כאשר אנו רוצים להחליף ספקים, אנו שוכרים חברה חיצונית שתבדוק את האפשרויות שלנו, אלא אם אחד מהשותפים שלנו כבר בדק ספקים.

שורה תחתונה: שמור את המילים שאתה צריך; חתוך או החלף את המילים שאינך צריך.

2. חותכים את החפיפה.

מכיוון שאנו מבינים מה אנו חושבים על ידי כתיבה, אנו חוזרים על עצמנו לעתים קרובות ככל שאנו מתקרבים לגרסה הטובה ביותר של הרעיונות שלנו.

שקול את הדוגמה הזו מהטיוטה הראשונה שלי למאמר זה:

כשאנחנו מבינים מה אנחנו חושבים, אנחנו נוטים לחזור על עצמנו. לפעמים אנחנו אומרים את אותו הדבר שוב כי לא הבנו מה אנחנו רוצים להגיד.  

במשפט הראשון, אני מבהיר את דעתי. (אנחנו חוזרים על עצמנו.) במשפט השני אני מרחיב על נקודה זו על ידי הוספת הקשר הסיבתי. (אנחנו חוזרים על עצמנו כי לא הבנו מה אנחנו רוצים לומר.) כשתיקנתי, הצלחתי להכניס את הקשר הסיבתי הזה למשפט הראשון ולחתוך את החזרה:

 מכיוון שאנו מבינים מה אנו חושבים על ידי כתיבה, אנו חוזרים על עצמנו לעתים קרובות בטיוטות מוקדמות.  

אורכו של המשפט המתוקן כמעט במחצית (16 מילים) מהמשפטים החופפים המקוריים (29 מילים).

כדי למצוא משפטים חופפים במסמכים שלך, נסה להדגיש את החזרה תוך כדי עריכה. הנה דוגמה:

בעיות כוח האדם הנוכחיות שלנו החריפו על ידי שילוב של משכורות נמוכות ועלות הדיור. מכיוון שלעובדים התייקר לשכור או לקנות בתים בערי היעד שלנו, אנחנו לא מצליחים למשוך עובדים עם המשכורות הנוכחיות שלנו, מה שמוביל לקשיי איוש. (52 מילים)

במשפט הראשון, המחבר טוען: אנחנו לא יכולים למצוא צוות כי אנחנו לא משלמים מספיק לאנשים כדי לגור באזור שלנו.

במשפט השני, המחבר חוזר על טענה זו אך מוסיף פרטים חדשים. עלויות הדיור עלו עבור שוכרים וקונים בערי היעד שלנו.

אם נשלב את הרעיונות משני המשפטים, נגיע למשפט הזה:

בעיות כוח האדם הנוכחיות שלנו החריפו על ידי שילוב של משכורות נמוכות ועליית עלות הדיור לשוכרים ולרוכשים בערי היעד שלנו. (27 מילים)

הגרסה החדשה הזו קצרה בהרבה.

3. במקום להגיד לנו מה אתה הולך לעשות במשפט, פשוט תעשה את זה.

שקול את שני המשפטים האלה:

כעת אציע לך שלושה שלבים שעלינו לנקוט כדי לשפר את תהליך ההצטרפות שלנו. (15 מילים)

עלינו לנקוט בשלושה צעדים כדי לשפר את תהליך ההטמעה שלנו. (10 מילים)

כאשר אנו קוראים את המשפט הראשון, תשומת הלב שלנו מתמקדת בכותב, שעומד להציע לנו משהו, ולא בהמלצות לתהליך ההטמעה. הגיוני שכותבים כוללים פרשנות מסוג זה כשהם מנסחים מסמך. אנחנו חושבים על מה שאנחנו עושים, ולכן אנחנו מספרים לקוראים שלנו מה אנחנו עושים.

אבל הקוראים שלך לא בהכרח צריכים לעקוב אחר המסע שעברת בזמן שניסחת את המסמך. הם רק צריכים לדעת לאן הגעת.

הנה דוגמה נוספת, המבוססת על אחד מהמשפטים שבדקנו למעלה:

אני רוצה לציין שבעיות כוח האדם הנוכחיות שלנו החריפו על ידי שילוב של משכורות נמוכות ועליית עלות הדיור לשוכרים ולקונים בערי היעד שלנו.

הקוראים יידעו שאתה מצביע על בעיות כוח האדם מכיוון שאתה המחבר של המסמך שמזכיר את בעיות כוח האדם. אתה לא מאבד מידע חשוב אם אתה חותך את המילים הראשונות האלה ומתחיל עם "בעיות הצוות הנוכחיות שלנו…"

זה לא סוף העולם אם אתה משתמש במילה מיותרת מדי פעם, כותב מדי פעם משפט חופף, או תגיד לנו מה אתה עושה במשפט לפני שאתה עושה את זה. אבל המילים הנוספות מסתכמות. אם תרגלו להשתמש באסטרטגיות אלו, הכתיבה שלכם תהיה קצרה וחדה יותר.